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Technicien, technicienne en administration

Direction des études -


Emploi temporaire, Temps plein, Mandat renouvelable annuellement
Affichage: 2018-11-28 au 2018-12-12

Milieu de travail

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

La Direction des études assume la direction des différents programmes d’études de l’École sur le plan pédagogique, ainsi que celles de la promotion des programmes et du recrutement étudiant, du Registrariat, de la Bibliothèque, du Centre de cas, du Centre d’aide en mathématiques et du Centre de formation en langues des affaires. Elle détermine les règlements, les conditions d’admission et le contenu pédagogique des programmes et de leurs divers cheminements, spécialisations ou options et est responsable de leur fonctionnement. En outre, elle dirige et coordonne les activités de l’assurance des apprentissages, veille au positionnement, à la promotion et au recrutement des programmes d’études et coordonne diverses activités de soutien à l’apprentissage.

Rôle et responsabilités

Le technicien ou la technicienne en administration effectue des analyses, assure l’organisation et les suivis des mandats qui lui sont confiés, notamment en ce qui relève des programmes pédagogiques et des programmes de bourses d’études. Cette personne conseille également la clientèle étudiante en ce qui a trait à certains programmes de bourses d’études. Plus spécifiquement:

Soutien aux programmes de bourses et de financement (40%)

  • Agit comme personne-ressource auprès des étudiants pour les questions d’ordre général ou fréquentes.
  • Procède à l’évaluation préliminaire des dossiers de candidatures présentés aux différents concours de bourses sous la responsabilité de la direction des études :
    • Procède à l’analyse de conformité des dossiers de demandes de bourses en fonction des règles spécifiques de chacun des programmes de bourses;
    • Effectue le suivi des pièces manquantes auprès des étudiants et professeurs pour les concours dont les règles le permettent;
    • Évalue l’admissibilité des candidatures en fonction des critères des concours (ex. : calcul le nombre de trimestres complétés et les moyennes cumulatives et analyse les relevés de notes étrangers);
    • Complète les grilles d’évaluation pour les jurys et y indique tout élément d’intérêt.
  • Effectue la mise à jour des dossiers étudiants dans le système de gestion intégré.
  • Voit à l’organisation logistique des réunions de différents jurys de bourses.
  • Analyse les dossiers d’étudiants-boursiers des organismes subventionnaires afin de confirmer les inscriptions et procéder aux versements des bourses.
  • Prépare les offres de financement à l’aide de fichiers Excel, établit les calendriers de paiements et effectue le suivi budgétaire.
  • Développe, diffuse, effectue le suivi et analyse différents sondages en collaboration avec les analystes.

Soutien aux programmes d’études (40%)

  • Coordonne le processus d’évaluation de l’enseignement, collige certaines données et effectue des demandes de mise à jour dans le système au besoin.
  • Coordonne la collecte de données et la génération de rapports pour le processus d’assurance de l’apprentissage pour tous les programmes de grade.
  • Réalise le suivi des exigences des cours gérés par les directions des programmes et organise la présentation des données qui seront utilisées par la suite par les analystes.
  • Met à jour les portails de ressources proposées aux étudiants (ex. : Zone Cours, Portfolio) et propose des améliorations fonctionnelles et de contenus.
  • Agit comme personne-ressource auprès des clientèles étudiantes et enseignantes en ce qui concerne les questions d’ordre général en lien avec les programmes d’études ainsi qu’auprès de la direction administrative et des différents partenaires internes et externes.

Communication et autres (20%)

  • Collabore à la préparation de diverses activités de diffusion d’informations et de divers outils promotionnels.
  • Communique aux candidats des réponses officielles au nom de la direction des études et des directions pédagogiques.
  • Collabore à la gestion des communications lors de refontes pédagogiques auprès des professeurs, des gestionnaires, du personnel administratif et des étudiants.
  • Réalise différentes tâches administratives en support aux activités associées aux différents programmes de bourses et au plan de financement offert par la direction des études.
  • Effectue une veille informationnelle concernant diverses occasions de financement et des pratiques courantes de son domaine d’activité. Fait des recommandations.

Profil recherché

  • Diplôme d'études collégiales administration générale, en technique bureautique, ou autre formation jugée pertinente
  • Minimum de 5 années d'expérience de travail pertinente
  • Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite
  • Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
  • Maîtrise des logiciels de bureautique niveau intermédiaire, notamment les fonctions de Word, d’Excel, d’Adobe
  • Habiletés dans les relations interpersonnelles et dans les communications orales et écrites
  • Esprit méthodique, rigueur et souci du détail
  • Capacité d’analyse et de synthèse, habileté pour la résolution de problèmes
  • Sens de l’organisation et de la planification
  • Capacité d’initiative, d’autonomie et à travailler avec un minimum de supervision
  • Rigueur et équité dans l'application de règles
  • Capacité d’adaptation aux changements
  • Aptitude à travailler en équipe sur plusieurs dossiers simultanément et à l’intérieur de délais restreints, bonne gestion du stress et ouverture à la critique
  • Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
  • Connaissance du système d'éducation, du milieu universitaire, des bourses d’études (atout)
  • Connaissance de l’utilisation d’un système de gestion intégré (ex. : PeopleSoft, SAP) (atout)
  • Connaissance des logiciels Visio, Qualtrics, Sharepoint et Salesforce (atout)

Avantages

  • Mandat renouvelable annuellement
  • Échelle salariale jusqu'à 53 860 $, selon les années d'expérience pertinente
  • 32,5 heures de travail par semaine
  • 23 jours de vacances annuelles après un an de service
  • 15 jours fériés
  • Semaines de travail réduites et compressées pendant 10 semaines consécutives de la mi-juin à la mi-août permettant d'avoir congé les vendredis
  • Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
  • Programme d’assurance collective

Merci de considérer HEC Montréal comme employeur dans la poursuite de votre carrière.
HEC Montréal applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes avec un handicap à présenter leur candidature.
L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à l’École. Les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à la politique de HEC Montréal. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.
Nous vous souhaitons bonne chance dans la suite de ce processus.

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