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Adjoint administratif, adjointe administrative à la direction

Registrariat - Direction des études


Poste régulier, Temps plein
Affichage: 2021-12-07 au 2022-02-08

Milieu de travail

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

Les principaux champs d’activité du Registrariat sont : l’admission, l’inscription, l’organisation scolaire, la surveillance des examens, la délivrance des relevés de notes, des attestations d'études et des parchemins et la gestion administrative des dossiers étudiants. Le Registrariat voit à la gestion et à la conservation des dossiers des étudiants.  Il est également responsable de la production et de la transmission des statistiques officielles sur la population étudiante de l'École.


Rôle et responsabilités 

L’adjoint administratif ou l’adjointe administrative contribue à l’efficacité du registrariat et met à profit ses connaissances des rouages administratifs afin d’effectuer des activités liées à la gestion des dossiers de son secteur. 

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi:

  • En collaboration avec son supérieur, assume la responsabilité de certains dossiers ou projets spéciaux. À ce titre, assure le caractère confidentiel des dossiers.
  • Tient à jour l’agenda de son supérieur immédiat, fixe les rendez-vous et les lui rappelle.
  • Veille à l’organisation logistique et à la préparation matérielle de réunions ou d’événements ; convoque les participants et prépare l’ordre du jour et les documents nécessaires. Au besoin, assiste à ces réunions, en dresse le compte-rendu et assure le suivi. 
  • Tient à jour et assure le suivi du calendrier des activités périodiques de son secteur de travail.
  • De façon proactive et selon le calendrier opérationnel, planifie les tâches et les activités, rappelle les délais et les dates butoirs aux personnes concernées, fait les suivis, prépare les documents et les dossiers requis, en conformité avec les échéanciers fixés.
  • Assure les liens auprès de la communauté étudiante et des différents intervenants, internes et externes, concernés par les activités et dossiers de son secteur de travail.
    • Gestion des cas de plagiat
    • Gestion des plaintes étudiantes
    • BCI ; sous-comité des registraires,
  • Répond aux questions relevant de sa compétence; lorsque requis, effectue la cueillette, la recherche et l’agencement de renseignements nécessaires, achemine les informations obtenues et s’enquiert du suivi.
  • En collaboration avec les édimestres, assure la mise à jour de l’information sur le site Web.
  • À l’aide des logiciels appropriés, crée, importe ou prépare divers documents : correspondances, sondages, formulaires et tableaux, graphiques ou images.
  • Compile et valide des données en vue de dresser des listes et des tableaux, de procéder à la création de fichiers permettant la réalisation du budget, de listes d’envoi, d’étiquettes, de répertoires d’adresses, de lettres, etc.
  • Assure l’inventaire des fournitures de bureau nécessaires au fonctionnement de son secteur de travail; remplit les formulaires de demande d’achats requis. 
  • Reçoit et traite les demandes d’accès à des informations nominatives reliées au dossier étudiant, dans le respect de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et tient à jour les registres afférents.  Réfère tout cas complexe à son supérieur.
  • Tient à jour le système de classement normalisé en vigueur à HEC Montréal. Procède à l’élagage et à l’archivage des dossiers semi-actifs, dans le respect du calendrier de conservation en vigueur. 
  • Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

 

Profil recherché

  • Diplôme d’études professionnelles en secrétariat
  • Minimum de six années d’expérience de travail pertinente
  • Connaissance des langues française et anglaise, parlées et écrites
  • Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant
  • Intérêt marqué pour l’apprentissage des nouvelles technologies
  • Habiletés dans les relations interpersonnelles et dans les communications orales et écrites
  • Habiletés pour rédaction concise de contenus et synthèse de rapports
  • Minutie, précision et souci du détail
  • Autonomie, initiative et sens de l’organisation 
  • Tact, discrétion et diplomatie
  • Capacité de travailler en équipe, avec différentes directions et ce, sur plusieurs dossiers simultanément dans des délais serrés
  • Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
  • Connaissance d’un système de gestion intégré (People Soft, SAP) (atout)
  • Connaissance du milieu universitaire (atout)
  • Connaissance des logiciels de gestion de contenus et de logiciels de partage de fichiers (SharePoint) (atout)

Avantages

  • Échelle salariale de 44 261 $ à 61 905 $ selon les années d'expérience pertinente
  • 23 jours de vacances annuelles après un an de service
  • 15 jours fériés
  • Horaire compressé et réduit durant la période estivale
  • Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
  • Programme d’assurance collective et régime de retraite à prestations déterminées


HEC Montréal reconnaît l’apport essentiel et nécessaire des femmes, des Autochtones, des minorités visibles ou ethniques, des personnes en situation de handicap et des personnes de toute orientation et identité sexuelle, et s’engage à garantir l’égalité des chances à tous les candidats qualifiés. Des valeurs de respect, d’ouverture et d’inclusion sont communes à l’ensemble de notre communauté.
HEC Montréal applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les membres des groupes désignés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature.
L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à l’École. Les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à la politique de HEC Montréal. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.
Nous vous souhaitons bonne chance dans la suite de ce processus.