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Agent, agente - relations avec la clientèle

Registrariat - Direction administrative du programme de MBA - Direction des études


Poste régulier, Temps plein
Affichage: 2021-10-27 au 2021-12-17

Milieu de travail

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

Les principaux champs d’activité du Registrariat sont : l’admission, l’inscription, l’organisation scolaire, la surveillance des examens, la délivrance des relevés de notes, des attestations d'études et des parchemins et la gestion administrative des dossiers étudiants. Le Registrariat voit à la gestion et à la conservation des dossiers des étudiants.  Il est également responsable de la production et de la transmission des statistiques officielles sur la population étudiante de l'École.

Les Directions administratives de programme effectuent la gestion administrative des dossiers étudiants pour les programmes sous leur responsabilité: analyse, traitement technique et divers contrôles liés aux étapes du cheminement de l'étudiant : admission, inscription, horaires, examens, relevés de notes et diplômes.


Rôle et responsabilités

L’agent ou l’agente – relations avec la clientèle fournit des renseignements à la clientèle de son secteur de travail, et effectue un ensemble de tâches administratives en soutien au traitement du cheminement des dossiers étudiants et des activités de promotion et de recrutement avec la communauté du MBA.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi: 

  • Entretient des liens avec les candidats, étudiants. Répond aux demandes d’information relatives au programme, aux activités et événements du programme de MBA. Dirige les demandes vers les personnes appropriées au besoin.
  • Recense et analyse les questions des candidats et des étudiants et soumet à son supérieur les éléments pouvant contribuer à l’amélioration du programme.
  • Rédige et diffuse les communications hebdomadaires à l’intention de la clientèle desservie. Est responsable de l’utilisation du système de gestion de la relation client. Met à jour différents documents d’information (guides, infolettres, courriels, etc.)
  • Assure la mise à jour des outils Web (site Web, médias sociaux, sondage, etc.) et participe à la planification et création de contenus.
  • Effectue la cueillette, la synthèse et l’agencement de renseignements nécessaires à l’étude des dossiers d’admission.
  • En tant que membre du comité de sélection, contribue à l’évaluation de certains éléments qualitatifs du dossier d’admission. À l’aide d’une grille d’évaluation, note son appréciation des différentes compétences des candidats.   
  • Participe à la planification et à l’organisation des activités de représentation et de recrutement pour le programme de MBA (Portes ouvertes, séances d’information, salons d’affaires, webinaires, etc.).
  • Représente le programme de MBA et HEC Montréal lors d’activités de représentation ou de promotion.
    • Renseigne les clients potentiels sur les caractéristiques du programme et en assure la promotion.
    • Assure le suivi des demandes d’information recueillies lors d’activités de représentation ainsi que la relance de ces candidats.
  • Compile, organise et tient à jour les données et décisions relatives aux activités de son secteur. Extrait des données, les valide, les traite, les transforme, de manière à produire des listes, des indicateurs ou des graphiques, selon les besoins.
  • Assure une veille sur les programmes de MBA offert dans les autres établissements d’enseignement.
  • Soumet tout dossier requérant une attention particulière et présente ses recommandations à son supérieur; effectue toute autre tâche, à la demande de celui-ci ou nécessitée par ses fonctions, de façon à maintenir ou améliorer l’efficacité de son secteur de travail.

 

Profil recherché

  • Diplôme d’études collégiales dans une discipline jugée pertinente
  • Minimum de 2 années d’expérience de travail pertinente
  • Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite
  • Très bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
  • Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant
  • Habiletés dans les communications orales et écrites
  • Habiletés dans les relations interpersonnelles - Entregent, habiletés à entrer en relation avec les gens
  • Sens de l’organisation et de la planification
  • Esprit méthodique, rigueur et souci du détail
  • Connaissance de l’utilisation d’un système de gestion de la relation client (ex : SalesForce, Desk.com)
  • Initiative et autonomie
  • Disponibilité pour effectuer du travail à l'extérieur de l'horaire régulier
  • Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
  • Connaissance du système d'éducation et du milieu universitaire (atout)

Avantages

  • Échelle salariale de 41 371 $ à 57 883 $ selon les années d'expérience pertinente
  • 23 jours de vacances annuelles après un an de service
  • 15 jours fériés
  • Horaire compressé et réduit durant la période estivale
  • Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
  • Programme d’assurance collective et régime de retraite à prestations déterminées


HEC Montréal reconnaît l’apport essentiel et nécessaire des femmes, des Autochtones, des minorités visibles ou ethniques, des personnes en situation de handicap et des personnes de toute orientation et identité sexuelle, et s’engage à garantir l’égalité des chances à tous les candidats qualifiés. Des valeurs de respect, d’ouverture et d’inclusion sont communes à l’ensemble de notre communauté.
HEC Montréal applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les membres des groupes désignés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature.
L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à l’École. Les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à la politique de HEC Montréal. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.
Nous vous souhaitons bonne chance dans la suite de ce processus.