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Agent, agente de coordination et traitement de l'information

Direction de la recherche et du transfert - Direction de la recherche et du transfert


Emploi temporaire, Temps plein, Jusqu'à environ octobre 2022
Affichage: 2021-12-14 au 2022-01-14

Milieu de travail

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

La mission de la Direction de la recherche et du transfert (DRT) est de promouvoir la recherche à HEC Montréal et d’offrir du support aux professeurs-chercheurs de l’École pour toutes leurs activités de recherche. La recherche est au cœur de la mission de HEC Montréal, puisqu’elle permet de repousser les frontières du savoir en gestion, d’améliorer le contenu des enseignements à tous les cycles universitaires et de mieux former les étudiants.

Rôle et responsabilités 

L’agent ou l’agente de coordination et traitement de l’information voit au traitement de l’information et au suivi administratif de dossiers de recherche.  Cette personne collabore au développement des processus et systèmes d’information, supporte les unités de recherche et de transfert dans la réalisation de leur site Web et offre un support dans la réalisation de projets.  Finalement elle offre un support à la direction en effectuant la saine gestion des processus administratifs.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

Gestion de projets (40%)

  • En collaboration avec les directeurs, assume la responsabilité de certains dossiers ou projets spéciaux. À ce titre, recueille de l’information, trie et effectue une synthèse des données pour rencontrer les objectifs du projet;
  • Tient à jour l’échéancier des projets et objectifs annuels de son secteur de travail et se tient au courant des programmes et activités de la Direction de la recherche et du transfert;
  • Développe et améliore les outils permettant le suivi centralisé du cheminement administratif des dossiers, tant pour les demandes de subventions d’infrastructure que pour le traitement budgétaire;
  • Agit comme personne-ressource pour le guichet unique au sein de l’École pour conseiller les organisateurs de conférences à caractère scientifique et de transfert;
  • Collabore à la préparation, créé et met à jour les sites Web pour les unités de recherche et de transfert en respectant les normes de HEC Montréal. Rencontre les responsables d’unité, analyse leurs besoins, coordonne la révision et la traduction de textes.

Système de gestion intégré (40%)

  • Collabore au développement des modules du système de gestion intégré :
    • Participe aux tests en vue de l’amélioration du système;
    • Décèle les problèmes du système de gestion intégré afin d’apporter les améliorations pour que celui-ci réponde aux besoins de la Direction de la recherche et du transfert;
    • Crée des rapports et effectue les démarches nécessaires pour apporter les corrections qui s’imposent;
  • Organise, saisit et tient à jour les données relatives aux activités sous sa responsabilité. S’assure et valide que les informations entrées dans le système respectent les procédures et les principes d’intégration établis; veille à la conformité et à la qualité des données;
  • Analyse et voit à l’amélioration continue de la structure des bases de données pour l’arrimer aux besoins d’affaires. Analyse et interprète les données, les vulgarise dans les rapports.  A une vision globale des informations contenues dans la base de données pour recommander les segments d’intérêt;
  • Développe, suggère et met en œuvre des systèmes de collecte de données, des processus d’analyse des données, des outils de support à la prise de décision, et autres stratégies pour optimiser les décisions d’affaires basées sur les données.

Support administratif (20%)

  • En soutien à son supérieur immédiat et aux directeurs:
    • Voit à l’organisation logistique et à la préparation matérielle de réunions ou d’événements et au besoin, participe aux réunions, rédige les ordres du jour et procès-verbaux et, effectue le suivi des dossiers qui lui sont attribués;
    • Reçoit, dépouille, estampille, classe et transmet le courrier de son secteur de travail; rédige les réponses courantes et la correspondance générale en faisant la cueillette, la recherche et l’agencement de renseignements nécessaires;
    • Reçoit, filtre et achemine les appels et les courriels des directeurs; fournit les renseignements d’ordre courant. Obtient et note le plus d’informations possible avant de transmettre les messages, répond aux questions relevant de sa compétence, achemine les réponses obtenues et s’enquiert du suivi;
    • Tient à jour l’agenda des directeurs, fixe les rendez-vous et les lui rappelle;
    • Assure l’inventaire du matériel et des fournitures de bureau, remplit les formulaires de demande d’achat lorsque requis et assure le suivi des commandes;
    • Effectue le classement requis des dossiers selon le système normalisé en vigueur à l’École et procède à l’élagage des dossiers.
  • Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

 

Profil recherché

  • Diplôme d’études collégiales de bureautique ou administratives, ou dans toute autre discipline jugée équivalente
  • Minimum de six années d'expérience de travail pertinente
  • Connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant
  • Très bonne connaissance des langues française et anglaise parlées et écrites
  • Habiletés dans les relations interpersonnelles et dans les communications orales et écrites
  • Intérêt pour l’apprentissage et l’utilisation de nouvelles technologies
  • Esprit de synthèse, capacité d’analyse et habileté pour la résolution de problèmes
  • Autonomie et capacité de travailler sous pression, avec un minimum de supervision
  • Habileté à travailler sur plusieurs dossiers simultanément
  • Sens de l’organisation et de la planification, rigueur, minutie et souci du détail
  • Tact et diplomatie
  • Disponibilité pour effectuer du travail à l’extérieur de l’horaire régulier à l’occasion
  • Connaissance de SQL, WordPress, Rhythmyx, Pentaho, ZoneRecherche (atout)

Avantages

  • Échelle salariale de 47 354 $ à 66 265 $ selon les années d'expérience pertinente
  • 23 jours de vacances annuelles après un an de service
  • 15 jours fériés
  • Horaire compressé et réduit durant la période estivale
  • Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
  • Programme d’assurance collective


HEC Montréal reconnaît l’apport essentiel et nécessaire des femmes, des Autochtones, des minorités visibles ou ethniques, des personnes en situation de handicap et des personnes de toute orientation et identité sexuelle, et s’engage à garantir l’égalité des chances à tous les candidats qualifiés. Des valeurs de respect, d’ouverture et d’inclusion sont communes à l’ensemble de notre communauté.
HEC Montréal applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les membres des groupes désignés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature.
L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à l’École. Les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à la politique de HEC Montréal. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.
Nous vous souhaitons bonne chance dans la suite de ce processus.