Le contenu
Vous semblez éprouver des problèmes techniques. Veuillez fournir votre adresse courriel et votre numéro de téléphone afin que nous puissions vous contacter
Prénom *
Nom *
Courriel *
Numéro de téléphone *

Coordonnateur administratif, coordonnatrice administrative - déboursés

Service de la comptabilité et de la trésorerie - Direction des finances


Poste régulier, Temps plein
Affichage: 2021-11-17 au 2021-12-17

Milieu de travail

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

Relevant de la Direction des finances, le Service de la comptabilité et de la trésorerie est responsable des opérations comptables (revenus, déboursés, flux de trésorerie), de la tenue des systèmes comptables (grand livre) et de la préparation des rapports et états financiers.

Rôle et responsabilités 

Le ou la coordonnateur(trice) administratif - déboursés effectue des travaux techniques liés à la gestion des déboursés. La personne agit à titre de personne-ressource auprès des autres agents(es) de l’équipe, effectue la planification du travail nécessaire au maintien des opérations courantes des déboursés et coordonne les activités relatives à la gestion des dossiers fournisseurs.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi:

  • Assure la coordination efficace des activités des membres de l’équipe des déboursés et agit comme personne-ressource à l’égard de la gestion des opérations techniques des déboursés.
    • Élabore un échéancier de travail mensuel reliés aux diverses opérations techniques sous sa responsabilité et dans le respect des échéanciers établis.
    • Élabore un calendrier annuel des activités et le tient à jour.
    • Rappelle les échéanciers particuliers et effectue les suivis à cet effet.
    • S’assure de la conformité et de la qualité du travail effectué.
  • Forme, conseille et assiste les membres de son équipe sur les processus et les méthodes de travail.
  • Participe aux appréciations de rendement et à l’identification des besoins de formation.
  • S’assure de l’émission, de la vérification, de l’approbation et de l’expédition hebdomadaire des paiements aux fournisseurs.
  • Effectue l’analyse et la comptabilisation des courus de fin d’année relativement à la préparation des états financiers annuel et fournit aux vérificateurs externes les informations demandés lors des audits statutaires.
  • Étudie et traite tout dossier spécifique ou complexe transmis par un membre de son équipe et requérant une attention particulière.
  • S’assure du suivi des demandes de transferts bancaires, des remises et des crédits de taxes dans les comptes appropriés ainsi que des feuillets fiscaux reliés aux petits fournisseurs.
  • Coordonne le transfert de données aux systèmes financiers de HEC Montréal (passerelles comptables).
  • Détermine, met à jour et documente les politiques, les directives et les processus de travail relatifs à la gestion des déboursés, ainsi que des rapports d’étapes et veille à leur application par les membres de l’équipe.
  • Identifie les zones d’efficience et implante des solutions à long terme permettant d’améliorer les processus.
  • Procède aux analyses de comptes en vue de la préparation des états financiers annuel et trimestriel. Identifie et corrige toutes anomalies et irrégularités, selon les principes comptables et les règles financières des universités.
  • Collabore avec les autres membres du service de la comptabilité et de la trésorerie afin d’améliorer les processus interne relatif à la production de l’information financière et participe au processus de rapport financier trimestriel.
  • Collabore avec différents partenaires d’affaires au sein de l’École en cas de projets spéciaux.
  • Contribue au développement des technologies de l’information de son secteur d’activités :
    • Agit comme acteur du changement au sein de son équipe et favorise l’utilisation et l’implantation de nouvelle technologie.
    • Évalue les procédures actuelles et étudie les fonctionnalités non exploitées du système afin d’identifier les façons d’intégrer de nouvelles procédures.
    • Participe aux activités d’implantation et de mise à jour du système de gestion intégré.
  • Assure des relations étroites et constantes auprès des différentes unités de HEC Montréal afin d’optimiser la gestion et la compréhension de la comptabilité.
  • S’assure de la qualité du service à la clientèle offert par les membres de son secteur d’activités

 

Profil recherché

  • Baccalauréat en administration des affaires (concentration comptabilité ou toute autre discipline jugée équivalente) jumelé à 1 année d’expérience
    • L’absence d’un baccalauréat pourrait être compensé par un diplôme d’études collégiales en administration jumelé à 6 années d’expériences de travail pertinente
  • Bonne connaissance des principes financiers et des applications informatiques en gestion
  • Très bonne connaissance des exigences du ministère de l’Enseignement supérieur
  • Très bonne connaissance des lois fiscales et comptables du secteur public et parapublic
  • Connaissance de la comptabilité par fonds
  • Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite
  • Bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite
  • Aptitudes pour la supervision, la coordination et le travail d’équipe
  • Leadership et autonomie
  • Habiletés dans les relations interpersonnelles (orientation et approche client) et dans les communications orales et écrites
  • Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant
  • Intérêt marqué pour l’apprentissage de nouvelles technologies
  • Esprit de synthèse, capacité d’analyse et habileté pour la résolution de problèmes
  • Capacité de travailler avec un minimum de supervision

Avantages

  • Échelle salariale de 50 649 $ à 70 879 $ selon les années d'expérience pertinente
  • 23 jours de vacances annuelles après un an de service
  • 15 jours fériés
  • Horaire compressé et réduit durant la période estivale
  • Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
  • Programme d’assurance collective et régime de retraite à prestations déterminées


HEC Montréal reconnaît l’apport essentiel et nécessaire des femmes, des Autochtones, des minorités visibles ou ethniques, des personnes en situation de handicap et des personnes de toute orientation et identité sexuelle, et s’engage à garantir l’égalité des chances à tous les candidats qualifiés. Des valeurs de respect, d’ouverture et d’inclusion sont communes à l’ensemble de notre communauté.
HEC Montréal applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les membres des groupes désignés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature.
L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à l’École. Les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à la politique de HEC Montréal. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.
Nous vous souhaitons bonne chance dans la suite de ce processus.