Le contenu
Vous semblez éprouver des problèmes techniques. Veuillez fournir votre adresse courriel et votre numéro de téléphone afin que nous puissions vous contacter
Prénom *
Nom *
Courriel *
Numéro de téléphone *

Agent, agente - administration et avantages sociaux

Relations de travail et rémunération globale - Direction des ressources humaines


Poste régulier, Temps plein
Affichage: 2020-02-25 au 2020-03-08

Milieu de travail

La Direction des ressources humaines soutient les stratégies de l’École et participe à son efficacité en favorisant un milieu où les conditions sont propices à l’épanouissement tant professionnel que personnel de ses employés. Elle veille au maintien d’un environnement de travail sain et sécuritaire, stimulant, juste et équitable, en conformité avec les lois, règlements et politiques en vigueur. Elle offre des services conseils à la direction de l’École, aux gestionnaires et au personnel dans ses divers champs d’expertise. 

Rôle et responsabilités

L’agent ou l’agente - administration et avantages sociaux effectue plusieurs tâches administratives relatives aux demandes d’autorisation d’engagement (DAE), à la gestion des absences et participe à l’administration de l’assurance collective. La personne titulaire de cet emploi agit à titre de personne ressource auprès des gestionnaires et des employés dans son domaine d’expertise, traite le volet administratif des dossiers d’absence et des dossiers de fin d’emploi. 

  • Assure le traitement de l’ensemble de demandes d’autorisation d’engagement (DAE) en vérifiant et validant les renseignements qui y paraissent selon les procédures établies.
  • Assure le suivi des procédures administratives relatives au contrôle de l’assiduité, des absences pour maladie, des congés de maternité, des congés de paternité, des congés parentaux sans traitement et des vacances. De plus, pour ces situations, transmet à la section Gestion des processus et de l’information les renseignements nécessaires pour assurer la mise à jour de la paie de l’employé.
  • Traite tous les dossiers de fin d’emploi en fournissant à la section Gestion des processus et de l’information toutes les données pertinentes (solde de vacances, solde de crédit de journée de maladie non utilisés, solde de temps en banque) pour traiter leur dernière paie et peut, au besoin, rencontrer les employés concernés pour expliquer les modalités de fin d’emploi en matière d’assurance collective.
  • En collaboration avec la conseillère en santé, sécurité du travail et gestion de l’invalidité, assure le suivi des dossiers d’invalidité de courte et de longue durée.
  • Participe à l’administration des activités relatives au régime d’assurance collective et peut agir à l’occasion à titre de personne ressource auprès des gestionnaires et des employés pour répondre aux diverses questions relatives aux avantages sociaux et être l’intermédiaire entre les employés et l’assureur lorsque la situation le nécessite.
  • Collabore annuellement avec le conseiller ou la conseillère en régime de retraite et avantages sociaux au renouvellement de l’assurance collective avec l’assureur et la firme conseil et organise les rencontres avec les employés dans le cadre de la période de ré-adhésion.
  • Prépare la facturation annuelle des primes payables par les retraités et les employés en congé sans traitement.
  • Fournit, à la fin de l’année financière au Service de la comptabilité et de la trésorerie, le solde de vacances de tous les employés et le solde des crédits de journée de maladie non utilisés des employés de la catégorie bureau, métier et technique et effectue les démarches nécessaires pour en assurer le paiement en juin de chaque année.
  • Apporte son soutien auprès de ses collègues de travail dans la réalisation de certaines tâches administratives.
  • Tient à jour et modifie, au besoin, les procéduriers reliés à ses fonctions.
  • Peut participer à l’organisation logistique et matérielle des rencontres offertes aux employés en regard de ses activités:

          - Participe à la planification des horaires, voit à la promotion des événements et à la gestion des inscriptions.
          - Prépare les documents et les pages web nécessaires.
          - Réserve les locaux, biens et services.
          - Assure la gestion des lieux physiques.

  • Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

Profil recherché

  • Diplôme d’études collégiales en techniques administratives ou toute discipline jugée pertinente
  • Minimum de 4 années d’expérience de travail pertinente
  • Excellente connaissance de la langue française, parlée et écrite
  • Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
  • Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant
  • Sens de l’organisation et de la planification, gestion efficace de son temps et des priorités
  • Esprit d’analyse, minutie et rigueur, capacité de synthèse et de résolution de problèmes
  • Habiletés dans les relations interpersonnelles (orientation et approche client)
  • Habiletés dans les communications orales et écrites
  • Capacité de travailler efficacement sous pression et sur plusieurs dossiers simultanément
  • Aptitude pour le travail d’équipe et adaptation rapide aux nouvelles façons de faire
  • Initiative, autonomie et capacité de travailler avec un minimum de supervision
  • Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
  • Connaissance des lois et de l’administration en matière d’avantages sociaux

Avantages

  • Échelle salariale jusqu'à 58 913 $, selon les années d'expérience pertinente
  • 23 jours de vacances annuelles après un an de service
  • 15 jours fériés
  • Horaire compressé et réduit durant la période estivale
  • Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
  • Programme d’assurance collective et régime de retraite à prestations déterminées




HEC Montréal reconnaît l’apport essentiel et nécessaire des femmes, des Autochtones, des minorités visibles ou ethniques, des personnes en situation de handicap et des personnes de toute orientation et identité sexuelle, et s’engage à garantir l’égalité des chances à tous les candidats qualifiés. Des valeurs de respect, d’ouverture et d’inclusion sont communes à l’ensemble de notre communauté.
HEC Montréal applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les membres des groupes désignés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature.
L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à l’École. Les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à la politique de HEC Montréal. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.
Nous vous souhaitons bonne chance dans la suite de ce processus.