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Agent, agente aux activités

Direction de la Fondation HEC Montréal et des relations avec les diplômés -


Poste régulier, Temps plein
Affichage: 2019-01-11 au 2019-01-20

Milieu de travail

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

La Direction de la Fondation HEC Montréal et des relations avec les diplômés a pour mission de mobiliser et de solliciter les diverses communautés proches de HEC Montréal, que ce soient les étudiants, les diplômés, le personnel, les amis, les organisations et les entreprises de manière à permettre à l’École de répondre à ses besoins et ses priorités.

Rôle et responsabilités

L’agent ou l’agente aux activités offre un soutien opérationnel et administratif aux activités de mobilisation et de reconnaissance. Cette personne contribue à la mission de la direction de la Fondation HEC Montréal et des relations avec les diplômés en participant activement à l’organisation logistique et matérielle de l’ensemble des activités de celle-ci. Plus spécifiquement :

Soutien administratif et logistique aux activités de mobilisation et de reconnaissance (75%)

  • Soutient la Direction dans la réalisation d’activités et à l'organisation logistique et matérielle de celles-ci.
  • Assure l’inscription des participants aux activités de la direction de la Fondation HEC Montréal et les relations avec les diplômés et s’enquiert du suivi, met à jour les coordonnées des participants dans la base de données et tient à jour les indicateurs de performance pour l’ensemble des activités.
  • Effectue la recherche, la cueillette et l'agencement de renseignements nécessaires à divers projets; communique avec les personnes-ressources appropriées pour obtenir et valider les informations.
  • Reçoit, filtre et achemine les appels téléphoniques et les courriels liés aux événements et aux activités de reconnaissance et de mobilisation de la direction de la Fondation HEC Montréal et des relations avec les diplômés.
  • Envoie les invitations, confirme les présences, procède aux inscriptions. Fournit des renseignements d’ordre courant. Dirige les demandes vers les personnes concernées dès que l’objet de la requête exige la connaissance spécifique d’un dossier.
  • Accueille les participants aux activités, les dirige et les informe.
  • À l'aide des logiciels appropriés, participe à la préparation et à la correction de divers documents : listes de participants, affiches, invitations, cocardes, textes ou autres documents en soutien des communications effectuées et des événements.
  • Effectue les demandes, auprès de l’équipe de la Direction, pour l’obtention des listes de participants.
  • Effectue la compilation des données de toutes sortes, en vue de dresser des tableaux, de procéder à la création de fichiers permettant la réalisation d’étiquettes, de lettres, etc.
  • Assure l’inventaire du matériel et des fournitures nécessaires au fonctionnement des activités/événements et effectue les commandes nécessaires, en assume le classement et le rangement adéquats.
  • Agit à titre de personne-ressource pour son secteur pour assurer un suivi et une logistique interne efficace (Maximo, réservation de salle, informatiques, demandes studio graphique, etc.).

Soutien administratif général (25%)

  • À l’aide des logiciels appropriés, prépare et rédige la correspondance générale des communications de toutes sortes et des rapports.
  • Transmet à l’équipe de la direction de la Fondation HEC Montréal et des relations avec les diplômés, les mises à jour des coordonnées erronées ou incomplètes des donateurs, des diplômés et des organisations.
  • Envoie des documents par courriels ou par télécopie, effectue les photocopies de son secteur.
  • Effectue le classement requis selon le système normalisé en vigueur à l’École.

Profil recherché

  • Diplôme d’études professionnelles dans une discipline jugée pertinente
  • Minimum de quatre années d’expérience de travail pertinente
  • Excellente connaissance de la langue française, parlée et écrite
  • Bonne connaissance de la langue anglaise
  • Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant : Word, Excel (fonctions intermédiaires-avancées) et PPT
  • Bonne connaissance des bases de données et des opérateurs logiques
  • Connaissance du fonctionnement d’un système de gestion des événements
  • Aptitudes à travailler pour plusieurs personnes à la fois
  • Aptitudes à travailler avec le public
  • Capacité à travailler en équipe
  • Habiletés à travailler sur plusieurs dossiers à la fois
  • Autonomie dans le travail et capacité à travailler à l’intérieur de délais restreints, débrouillardise
  • Sens de la planification et de l’organisation
  • Esprit méthodique, rigueur, minutie, précision et souci du détail
  • Esprit de synthèse et capacité d’analyse
  • Aptitudes marquées en rédaction
  • Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels
  • Disponible pour travailler à l’extérieur de l’horaire régulier et pour des déplacements
  • Connaissance du milieu universitaire (atout)
  • Connaissances ou expérience en philanthropie (atout)

 Avantages

  • Échelle salariale jusqu'à 53 860 $, selon les années d'expérience pertinente
  • 23 jours de vacances annuelles après un an de service
  • 15 jours fériés
  • Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
  • Programme d’assurance collective et régime de retraite à prestations déterminées

Merci de considérer HEC Montréal comme employeur dans la poursuite de votre carrière.
HEC Montréal applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes avec un handicap à présenter leur candidature.
L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à l’École. Les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à la politique de HEC Montréal. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.
Nous vous souhaitons bonne chance dans la suite de ce processus.

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